| 壹、目的 為配合本縣戶政資訊化後，民政局（以下簡稱本局）與各戶政事務所（以下簡稱各戶所）間能彼此密切配合及確保資料安全，特訂定本注意事項。 貳、本縣各戶政單位戶政資訊系統作業時應注意事項如下： - 一、啟動戶役政資訊系統
本局於早上七時五十分前啟動戶役政資訊系統完畢，請各戶所於七時五十分後再啟動戶役政資訊系統，以順利從本局抓取其他戶所前一作業日傳送之通報。 - 二、通報處理
每日要關閉戶役政資訊系統前需作完通報處理，為減少通報處理所需時間，得以儘早關閉戶役政資訊系統，作資料庫備份及確保資料之正確性及完整性，請每日執行三次通報處理，請於上午啟動戶役政資訊系統後、中午休息時間及下班關閉戶役政資訊系統前各執行一次，本局於各戶所執行完通報處理後再執行此作業。 - 三、關閉戶役政資訊系統
原則上於下午五時三十分關閉戶役政資訊系統，若於五時三十分前接受民眾申辦案件需從其他戶所抓取資料，而無法於五時三十分前處理完畢，應電話聯絡有關戶所暫緩關機，並於處理完畢後通知對方關機。各戶所若需延後關機，請事先電話告知本局機房管理人員，以為因應。
關閉前務必確定： - １.所有使用者均已簽退
- ２.所有伺服器的處理狀態均顯示“停滯
- ３.批次作業都已執行結果
- 四、資料庫備份
備份磁帶共四組，以週為備份周期（即有四代備份磁帶，每個禮拜產生一代）循環使用。每一代的備份磁帶均包含干組異動資料備份磁帶（每個工作天產生一組，即每星期一至五）及一組全部資料備份磁帶（每個周期的最後一個工作天產生，即每星期五）。
為確保資料安全，須執行異地存放。異地存放的磁為上二代的全部資料備份磁帶（本周期不算的上二週）。在每次全部資料備份完畢之後，只須將本週產生之全部資料備份磁帶存放異地，並將上上一代之全部資料備份磁帶攜回。例如：
備份磁帶共分A、B、C、D四代。假設本週使用第D組磁帶進行備份工作。所以，本週存放於異地的是B、C二代磁帶的全部資料備份磁帶。當本週全部資料備份完畢之後，須將第D代磁帶的全部資料備份磁帶存放於異地，並將第B代磁帶的全部資料備份磁帶攜回。
下週進行備份時，即以第A組磁帶開始進行備份工作。
茲規定異地存放之地點如下：
‧金寧鄉戶政事務所存放
請於每星期一執行此異地存放工作（假日順延）。 - 五、戶籍資料查詢
受理各機關戶籍資料查詢時，須請對方備齊相關證明文件，並設簿登記，陳主管核定，以利查詢。 - 六、異常狀況處理
若有異常狀況發生時，應依機房操作異常狀況處理規定處理，若無法於短時間內處理完畢，致影響為民服務工作時，須知會本局戶政課。 - 七、本注意事項未規定者，依內政部頒訂戶役政資訊系統機房操作有關規定辦理。
- 八、本注意事項自八十四年六月五日正式啟用後實施。
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